Przechowywanie danych to jedna z najważniejszych kwestii w dzisiejszym świecie cyfrowym. W celu ochrony poufnych informacji oraz zapewnienia bezpieczeństwa użytkowników istnieją przepisy regulujące przechowywanie danych. W artykule przedstawimy podstawowe informacje na temat przepisów dotyczących przechowywania danych w prawie i omówimy, jakie obowiązki muszą spełniać przedsiębiorcy oraz instytucje w tym zakresie.
Przepisy prawne dotyczące przechowywania danych
Wstęp
Z biegiem czasu w dzisiejszej cyfrowej rzeczywistości gromadzimy coraz więcej informacji, a przechowywanie ich staje się wyzwaniem. Dlatego w celu zapewnienia ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych, powstały przepisy regulujące przechowywanie informacji. W poniższym artykule przedstawimy najważniejsze informacje na temat przepisów prawnych dotyczących przechowywania danych.
Trwałość danych
Pierwszym bardzo ważnym aspektem, który reguluje przepisy prawne dotyczące przechowywania danych, jest trwałość danych. Okres przechowywania danych zależy od rodzaju dokumentów. W przypadku dokumentów finansowych, np. faktur, wynosi on od 5 do 10 lat, natomiast w przypadku dokumentów medycznych okres ten może wynosić nawet do 30 lat. W przypadku dokumentów, dla których nie ma określonego terminu przechowywania, obowiązują ogólne przepisy, zgodnie z którymi dokumenty powinny być przechowywane przez okres nie krótszy niż 5 lat.
Bezpieczeństwo danych
Ważnym aspektem przechowywania danych jest również bezpieczeństwo antyhakerskie. W Polsce, w celu zabezpieczenia danych osobowych, wprowadzono Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO) 25 maja 2018 r. Każda firma, która gromadzi i przechowuje dane osobowe, zobowiązana jest do przestrzegania zasad ostrożności, takich jak szyfrowanie danych, wykorzystanie zabezpieczeń antywirusowych oraz przestrzeganie zasad bezpieczeństwa haseł.
Przechowywanie dokumentów na nośnikach cyfrowych
Przechowywanie dokumentów na nośnikach cyfrowych, takich jak dyski twardy czy pamięci USB, coraz bardziej zyskuje na popularności. Przechowywanie dokumentów na nośnikach cyfrowych ma swoje plusy, takie jak łatwa dostępność oraz oszczędność czasu, jednakże podlega ono również określonym przepisom. Dokumenty gromadzone na nośnikach cyfrowych muszą być przechowywane na odpowiednio zabezpieczonych nośnikach, a także muszą być regularnie tworzone kopie zapasowe i przechowywane na oddzielnych nośnikach.
Wsparcie archiwizacji elektronicznej
W celu umożliwienia zgodnego przechowywania danych elektronicznych, wprowadzono specjalny przepis, który reguluje kwestie archiwizacji elektronicznej. Od 14 kwietnia 2019 r. przepisy te wprowadzają nowe zasady przechowywania dokumentów elektronicznych. Dokumenty te muszą być przechowywane w sposób zabezpieczający przed ich utratą oraz podrobieniem. Ich przechowywanie musi przebiegać na medium dającej możliwości ich odtaczania przez okres co najmniej 10 lat, a dokumenty te muszą być przechowywane na odpowiednio zabezpieczonych nośnikach.
Podsumowanie
Współczesna rzeczywistość wymaga od nas gromadzenia i przechowywania coraz większej ilości informacji. Aby gwarantować ich bezpieczeństwo i zapewnić ich trwałość, powstały przepisy regulujące przechowywanie danych. Trzeba zdawać sobie sprawę, że niewłaściwe przechowywanie danych może skutkować złamaniem prawa i bardzo poważnymi konsekwencjami dla firmy. Przepisy prawne dotyczące przechowywania danych powinny być przestrzegane, aby zapewnić ochronę prywatności i bezpieczeństwo danych.